Comment gérer le nettoyage des parties communes d’un établissement ?

La gestion de la copropriété, prise en charge par le syndic, doit être transparente à l’égard de tous les résidents. Ainsi, les copropriétaires ou les futurs acquéreurs ont le droit d’accéder à toutes les informations utiles avant de s’engager. Pour concentrer tous les renseignements importants il est primordial de tenir un carnet d’entretien.

Le carnet d’entretien, qui répertorie un ensemble d'informations relatives à l'entretien de la copropriété, a été rendu obligatoire depuis 2000 par la loi SRU (Solidarité et Renouvellement Urbain).
Il s’agit d’un inventaire technique qui recense tous les renseignements de maintenance, ainsi que les travaux réalisés au sein des parties communes d’un immeuble. Ce document renseigne sur le bon état de la copropriété ou, au contraire, justifie de son mauvais entretien.
Le carnet d'entretien est conservé et tenu à jour par le syndic de copropriété et constitue un outil de gestion indispensable pour les futures prises de décision.
Dans un souhait de transparence, il peut être étudié par les copropriétaires ou les futurs acheteurs, sur simple demande auprès du syndic. Les copropriétaires peuvent aussi en obtenir une copie.

Le contenu du carnet d’entretien est stipulé dans la loi SRU. Certaines informations doivent impérativement figurer dans son contenu :

• l'adresse de la copropriété
• l'identification du syndicat de copropriété
• les références des assurances souscrites et leurs dates d'échéance

Plusieurs informations sont utiles, mais non obligatoires :

• La liste des travaux importants qui ont été réalisés et les coordonnées des prestataires
• les mentions légales des sociétés en charge des travaux,
• la référence de l’assurance-dommage-ouvrage en cours,
• La référence des contrats d’entretien des équipements collectifs et leurs dates d’échéance
• un échéancier des futurs travaux votés par l'assemblée générale des copropriétaires.

À noter : Pour ajouter une information complémentaire, il vous suffit d’inscrire votre requête pour l’évoquer lors de la prochaine Assemblée Générale des copropriétaires. Si elle est votée à la majorité simple, l’information devra figurer dans le carnet d’entretien.

Le cahier des charges permet d’exprimer les besoins de la copropriété aux prestataires de nettoyage et de les mettre en concurrence. Il doit encadrer les éléments suivants :

• Les espaces à nettoyer
• Les superficies et les types de surface
• La fréquence des prestations
• Les ressources à utiliser pour le nettoyage

Réaliser un cahier des charges vous permet d’obtenir un devis précis et ajusté à vos besoins, tout en aidant l’entreprise d’entretien à définir des estimations précises pour la durée et la ponctualité des tâches ménagères.

Le nettoyage d’une copropriété doit être réalisé en suivant une cadence à définir en fonction de plusieurs critères :

• La superficie des parties communes à nettoyer
• Le nombre de copropriétaires
• La présence de commerces ou de professions libérales qui augmentent considérablement le nombre de personnes qui circulent dans un immeuble.
• Les éléments extérieurs : les miroirs et les baies vitrées ou les espaces verts qui demandent une attention particulière.

La fréquence de nettoyage d’une copropriété peut donc varier : quotidiennement pour les grandes copropriétés avec du passage régulier, ou toutes les semaines pour des espaces plus petits avec peu de résidents.